La demande d’achat 2.0

Comme vous avez pu le constater depuis plusieurs semaines, la traditionnelle demande d’achat est passée à l’heure du numérique. Pourquoi cette digitalisation dans le processus des achats ?

Ce nouveau process rentre dans le cadre de la réglementation française et européenne : à partir du 1er juillet 2024, tous les documents liés à la facturation devront être dématérialisés. La demande d’achat correspond donc à la première étape de cette mutation informatique.

Bruno MOUROCQ et Cécily FERRÉ, en charge de cette demande d’achat 2.0, ont commencé fin 2021 à réfléchir aux différentes spécificités pour établir un cahier des charges. Pour cela, il a fallu remettre à plat le processus des achats, divisé en deux parties :

Jusque maintenant, le processus d’achat des produits non standards nécessitait que le demandeur remplisse un formulaire papier (FAC-5002) en indiquant le détail de sa commande avant de le faire signer par son N+1.

Le document ainsi validé débutait alors son voyage :

• Validation par les achats,
• Validation par la comptabilité (pour l’imputation de la commande),
• Transformation en commande dans Divalto,
• Début du processus de signature des commandes.

L’étude des différentes étapes du processus a fait émerger quelques constats : une saisie multiple (le demandeur, la comptabilité, les achats), ainsi que des délais de traitement variables entre la rédaction par le demandeur et l’envoi de la commande au fournisseur. Autre observation non négligeable : la quantité de papier utilisée ! Une demande = une impression. Il n’existe pas non plus d’historique ou de données permettant de suivre le cheminement de la demande d’achat.

À partir de ce bilan, Bruno et Cécily ont commencé à réfléchir aux différentes étapes pour améliorer ce processus et créer une application interne : DAD (Demande d’Achat Dématérialisée). Cette application est née d’une collaboration entre un prestataire externe (BlueSoft) et plusieurs salariés de Murata Caen.

Pour parvenir à une application intuitive, il a fallu repenser chaque étape de validation, les différentes spécificités à indiquer dans le formulaire, les correspondances vers Divalto, les codes projets et ERIC, le nombre de caractères à indiquer, le paramétrage des droits pour chaque salarié…

Après plusieurs mois de travail, l’application DAD a d’abord été testée par le magasin, la qualité, l’informatique, la comptabilité et la sous-traitance, avant un déploiement général en mai.

L’application est conçue pour faciliter vos demandes :

• Lors de la saisie de la commande, il vous suffit de saisir les mêmes informations que lors de la saisie manuelle : le nom du demandeur et du signataire, le code affaire, ajouter le devis correspondant et une ligne par désignation produit.
• Lorsque la saisie est terminée, vous soumettez celle-ci à la personne en charge de valider le document. Celle-ci recevra un mail pour lui indiquer qu’une nouvelle demande est en attente de validation.
• La validation par votre N+1 déclenche une demande de validation au service comptabilité, suivi d’une transmission automatique au service des achats. Ces derniers vont vérifier cette demande avant de l’intégrer dans Divalto et dans le circuit de signature existant.

Pour celles et ceux n’ayant pas encore sauté le pas de cette révolution interne, n’hésitez plus ! DAD est là pour simplifier votre quotidien, l’essayer c’est l’adopter !

DAD vous permet un suivi en temps réel de vos demandes, un historique sur l’ensemble des demandes réalisées et assure un gain de productivité pour le service achats. Ce processus digital rentre dans une phase « PAPER LESS », importante au sein de Murata Caen.

QUELQUES INFORMATIONS
Où retrouver l’application ? –> demande-achat.mis.lan
Principaux codes articles :
– ANSDS : Achat de prestations (service)
– ANSTD : Achat non standard divers
– TFRI : Transport Europe
– THUEI : Transport hors Europe