Questions posées à Carole PORTERIE, Responsable du service Administration des ventes. Elle nous parle de son parcours et de ses missions.
À quoi ressemble une journée type au travail ?
Tout d’abord, il faut savoir qu’aucune de nos journées ne ressemble à l’autre, elles varient en fonction de nos urgences ainsi que des commandes.
Néanmoins, lorsque j’arrive au bureau, mon premier réflexe est de lire mes mails, c’est très important pour notre gestion du quotidien. Cela nous permet de voir si nous avons reçu de nouvelles commandes, ou des demandes particulières : ajustement au niveau de la quantité de pièces à envoyer, modification dans la date de livraison, etc… Nous recevons des demandes du monde entier, de jour comme de nuit, nous travaillons avec toutes les forces de vente dans le monde (OSA). Il faut donc que nous soyons très réactives puisqu’avec le décalage horaire, les échanges sont différés (très tôt le matin avec l’Asie, très tard l’après-midi avec les US). Une fois la liste des commandes vérifiée, nous traitons les factures pour que les pièces puissent partir de MIS en direction du client, du sous-traitant ou des différentes warehouses (OSA). Vient ensuite, le suivi des prévisions clients ainsi que du chiffre d’affaires. Le service ADV (Administration des Ventes) est en lien permanent avec les PLM, la production, la R&D, le magasin ainsi que le service des expéditions : aucune commande ne part sans une validation en amont par les personnes concernées qu’il s’agisse du produit, de la gestion du stock, de la sous-traitance, ou de la date d’expédition.
Quels sont tes projets actuellement ?
Depuis 1 an, nous travaillons sur GSS : Global Sales System. C’est un système interne à Murata concernant la gestion des commandes et des forecasts (ndlr : prévision de commandes). Nous avons fait la formation pratique en télétravail durant le confinement (4 h par jour). Ce changement de processus doit se faire en toute transparence avec le client : il ne doit pas y avoir de retard dans la livraison, d’erreur dans la commande ou de destinataire. L’intégration de GSS nous a demandé beaucoup de bande passante ainsi que d’investissement pour que nous puissions assurer la continuité du service administration des ventes malgré les contraintes d’un système qu’on ne connaît pas encore parfaitement.
Qu’est-ce que tu préfères dans ton activité professionnelle ?
Le relationnel et la centralisation d’informations. Nous sommes en contact avec les organisations de vente du monde entier, d’où la diversification de notre métier : aucune commande, aucun client ne se ressemble. Il faut aimer travailler dans l’urgence et s’adapter à de nombreuses situations différentes. Le contact permanent avec les différents services sur site est également quelque chose que j’apprécie, je travaille ici depuis 26 ans, je suis très attaché à l’organisation.
Peux-tu nous parler de ton parcours professionnel ?
J’ai fait des études commerciales. Je suis arrivée sur site en 1994 (à l’époque Philips) au service paye en emploi d’été et je ne suis jamais repartie. J’ai ensuite travaillé au service administration des ventes logistiques pendant 5 ans. Jusqu’en 2009, j’ai été acheteur notamment pour NXP où je m’occupais de l’achat de service, de prestation et de matériel informatique pour les sites NXP France (semi-conducteur, éclairage, médical, appareil domestique). Je dépendais de NXP à Suresnes. Puis en 2009, j’ai intégré IPDiA en tant que Responsable du service ADV. En parallèle de mes années chez Philips, j’ai donné des cours de danse et de fitness pendant 20 ans.
Quels conseils donnerais-tu à un nouvel arrivant ?
Il doit être assez polyvalent, flexible, mais également ouvert d’esprit.
Une phrase, une citation qui te correspond ?
« Le savoir-vivre, c’est la façon heureuse de faire les choses ».