L’acronyme GSS signifie « Global Sales System ». Il désigne un outil de gestion des commandes et des prévisions clients qui a été développé en interne par Murata.
L’intégration de MIS dans le système logistique Murata Worldwide est un tournant majeur qui doit nous permettre d’augmenter nos possibilités de ventes (en nombre d’articles, mais aussi en volume), principalement pour trois raisons :
- MMC (Murata Manufacturing Company, c’est-à-dire la « maison-mère » de Murata) ne fait plus l’intermédiaire entre MIS et les OSA (Overseas Sales Organisation, organisations des ventes).
- Meilleure communication entre MIS et les OSA, les liens se trouvent donc renforcés entre les deux entités.
- Moins de risques d’erreurs et gain de temps, puisque les informations sont échangées de façon automatique et non plus de façon manuelle à l’aide d’un fichier Excel.
- Les OSA ont une visibilité en temps réel des stocks MIS.
- À terme, les OSA vont développer une meilleure connaissance des produits MIS.
« GSS est un système qui demande beaucoup de rigueur »
GSS est un outil qui est généralisé au sein de Murata. Il a été déployé sur plusieurs sites dans le monde (actuellement en cours de déploiement sur l’ensemble des sites). Chez MIS, il a entraîné quelques changements, parmi lesquels :
- Les prévisions annoncées par les clients sont à confirmer par MIS dans le système.
- Pour le moment, MIS n’a plus la visibilité sur le client final. C’est-à-dire que si la commande est effectuée par un distributeur, c’est le nom de celui-ci qui apparaît comme client et non plus le client final.
Par exemple, Alphatec effectue des commandes pour Finisar. Les commandes apparaissent au nom d’Alphatec dorénavant et non plus au nom de Finisar. - Lorsqu’un client demande un « push out » (c’est-à-dire qu’il souhaite retarder une commande, GSS accepte automatiquement cette requête. Avant, ces demandes étaient soumises à un accord de la part de MIS. En revanche, les demandes de « pull in » (pour avancer une commande) sont toujours soumises à un accord de la part de Murata Caen.
GSS est un système qui demande beaucoup de rigueur. Il permet moins de flexibilité que Divalto. - Lorsqu’une information est rentrée dans GSS au tout début du processus (comme par exemple une information liée à un article : MOQ (Minimum Order Quantity), SPQ (Selling Price Quantity), prix, désignation, etc…), il faut bien s’assurer qu’elle soit fiable. Si ce n’est pas le cas, cela peut bloquer toute la chaîne du processus, voire potentiellement entraîner une non-réception de la commande.
- La création d’un client par exemple, nécessite d’être guidée par un manuel d’une centaine de pages.
- D’autre part, GSS ne permet pas de traiter les commandes sans livraison physique, avec sortie de stock. C’est pourquoi les commandes de type nouveau design ou développement spécifique, appelées commandes « NRE », restent gérées dans Divalto.
« Les discussions ont débuté dès le rachat d’IPDiA par Murata »
L’interface GSS, utilisée quotidiennement par l’administration des ventes, passe par une extraction Excel qui s’intitule « BTP-CI ». Elle reprend les principaux champs de GSS et permet également de mettre à jour des informations, comme par exemple de confirmer une date de livraison (FDP = Factory Delivery Date). À noter : dans GSS, une commande client est identifiée sous l’intitulé « Card Number ».
La mise en place de GSS a demandé beaucoup d’effort. Les discussions ont député dès le rachat d’IPDiA par Murata. Ensuite, la phase de transition proprement dite à duré environ 3 mois (toute la période de confinement). Elle a nécessité une formation quotidienne des équipes de MIS (4 heures par jour). Elle a été gérée par des intervenants Japonais, spécialisés dans le déploiement de GSS sur les différents sites Murata. Ces derniers assurent pendant quelques temps un support à distance (hotline), jusqu’à ce qu’ils soient chargés de mettre en place GSS sur un autre site.
Plusieurs services ont été impactés par la mise en place de GSS :
- L’administration des ventes,
- Les achats, la logistique, les expéditions,
- La comptabilité,
- L’IT,
- La sous-traitance,
- Le marketing,
- La qualité.
Malgré les difficultés rencontrées, ce projet international est une réussite, en particulier dans le contexte de l’épidémie de COVID-19 et d’un timing très serré.
Le saviez-vous ?
Shuhei OKAMOTO et Naoki YAGINUMA, les intervenants Japonais qui étaient en charge du déploiement de GSS chez MIS (et qui sont rattachés à MMC), ont dû rentrer précipitamment au Japon en raison de l’épidémie de COVID-19. À leur retour, ils ont été contraints d’effectuer une période de quatorzaine. Ils ont donc passé cette période dans un hôtel au Japon, en conservant les horaires de travail français, afin de terminer le déploiement de GSS sur le site de Caen et la formation des équipes de MIS à distance (via Teams).
GSS means « Global Sales System ». It is a software developed internally by Murata to manage purchase orders and forecasts from customers. It is used worldwide by many Murata factories. Thanks to GSS, sales organisations (OSA) can directly see the stocks at MIS in riel time. Moreover, the interactions between MIS and the OSA are simplified. Nevertheless, GSS does not take into account the orders for engineering samples, called « NRE » (for Non-Recurring Engineering). That is why MIS still uses Divalto to manage this type of orders. The implementation of GSS at MIS needed some effort and still needs some time for the adaptation, but it is a successfull project, particularly with the context of COVID-19.